Software checklists. Kan uw pakket ook X?

Deze week las ik een weblog van een Open source ERP leverancier en kwam daar een onderwerp tegen met als titel "The X factor: Trust" (engels). De thema's die de auteur aansnijdt over manier van kiezen voor een enterprise resource planning pakket komen me helaas net zo bekend voor als bij content management systemen.

Een samenvatting van het artikel: bedrijven die op zoek zijn naar een ERP (of CMS) systeem overzien vaak het geheel niet, omdat het systeem ingrijpt in alle bedrijfsprocessen, van administratief naar sales tot marketing. Om alle belanghebbenden binnen het bedrijf tevreden te stellen en 'democratisch' te beslissen stelt het een bedrijf een enorme 'checklist' op en stuurt die naar zoveel mogelijk leveranciers.

De verkoper bij de checklist van features die een software-product moet hebben: "Natuurlijk kan ons pakket dat".

Bij het gebruik van deze lijsten zijn er een aantal nadelen. 1) Veel features zijn niet te vangen in een simpel ja of nee, er zijn altijd compromissen omdat het over complexe bedrijfsprocessen gaat. Geen enkel standaardpakket voldoet aan al uw specifieke wensen. 2) Komt uw checklist bij de afdeling verkoop van de leverancier terecht dan antwoorden verkopers op bijna alle vragen 'ja'. 3) Zie maar eens dat u een demo te pakken krijgt waar u al de specifieke onderdelen kan uitproberen waarop de verkoper volmondig 'ja' geantwoord heeft.

Maatwerk

Waarom mijn interesse voor dat ERP blogitem? Ik heb een jaar of drie geleden  bij mijn vorige werkgever een ERP-pakketselectie begeleid en bovenstaande is een Déjà vu. Een consultant van leverancier Y kwam langs om het pakket te demonstreren, nee er waren geen demo's te downloaden van dit standaardpakket. De presentatie ging al niet helemaal vlekkeloos, onze commercieel directeur schoot gaten in het eerste financiële rapport dat het systeem toonde en bepaalde features van mijn checklist bleken niet echt in dit pakket maar in de 'enterprise' versie van een 20 duizend euro extra te zitten. Want ja, dat was toch echt maatwerk.

De volgende leverancier Z was ook al niet zo heel gelukkig met mij. Hun standaardpakket was gebouwd op een generiek database product. Toen ik een aantal technisch specifieke vragen ging stellen over hun claims dat het pakket cross platform zou zijn en tot bepaalde grootte zou schalen terwijl de leverancier van de database op de eigen website allerlei beperkingen en problemen beschreef, konden de blikken van de sales-consultant gelukkig niet doden.

Open Source pakketen

En dat is het grote nadeel van Open Source software. Er valt voor ons weinig te verbergen. Plone Installers zijn gratis te downloaden van www.plone.org, alle features van de standaardversie zijn te testen en als je technisch onderlegd bent is ook in de code regel voor regel te controleren wat er gebeurt en wat het Plone CMS ondersteunt. Zijn er functionele eisen die Plone niet direct ondersteunt, dan zullen we het moeten hebben over maatwerk. Bijna alle volwassen Open Source systemen hebben goede voorzieningen voor het flexibel uitbreiden van de functionaliteit: logisch want dit is juist één van de voordelen van 'open code'.

Geen wonder dat veel pakket-implementaties bij commericiële standaardpakketen ruim over budget en uitlopen. "Natuurlijk kan ons pakket dat. Oh, nee, toch niet zoals uw het wilt. Zullen we dan wat maatwerk gaan maken? Kost een paar centen, maar dan....." En vervolgens kan je alsnog duur betalen voor maatwerk in een commercieel pakket, of gefrustreerd leven met de beperkingen in de standaardfuncties. Geen financieel voordeel, wel een hoop ergernis. En dan over 2-3 jaar toch maar weer op zoek naar een andere leverancier die Utopia belooft.

Weggooi-software?

Een ERP pakket of een CMS koop je niet voor de heb. Dat is een investering voor minimaal 5 tot 10 jaar of langer. Is het dan niet beter om eerst een partner te zoeken die je vertrouwt? En waar vooraf te zien is wat het basissysteem kan en wat er aan maatwerk nodig is zonder te moeten vertrouwen op de blauwe ogen van brochures, checklists en verkopers? Kijk eerst eens of er demo's zijn, of er toegankelijke publieke forums zijn waar klanten vragen stellen over het pakket. Lees de mailinglijsten waar gebruikers en ontwikkelaars discussiëren over het systeem.

Checklists met vinkjes voor benodigde functionalteit, ze lijken zo'n eenvoudige en mooie shortcut voor 'eenvoudige' pakketselectie.... Maar ze leiden af van waar het werkelijk om gaat: vertrouwen in een partner die werkt met een uitbreidbaar pakket dat meegroeit met de organisatie. En vooral een leverancier die voordat je in het huwelijksbootje stapt open is over wat het product standaard wel en niet kan.