Er is veel te winnen met de juiste inzet van uw Intranet

Om meerwaarde uit uw intranet te halen, zult u kritisch moeten kijken naar een aantal aspecten. Crowd Sourcing is een term waarmee bedoeld wordt dat u gebruik maakt van de kennis van al uw medewerkers, i.p.v. te vertrouwen op uw management teams. Dit kan met goedkope oplossingen veel opleveren. De ouderwetse ideëenbus, maar dan slim toegepast.

Het management publiceert problemen, keiharde zakelijke problemen als: Wij moeten het komende jaar 400.000 euro besparen. Hoe kunnen we dit realiseren? We hebben zelf al aan opties x, y en z gedacht.

Vervolgens kan iedere medewerker ideëen indienen, waar iedereen een vote op uit kan brengen. Dit geeft u toegang tot veel meer brainpower, maar vereist wel wat lef om uit te voeren, u gaat immers met de billen bloot.

Content schrijven is een kunst

Een ander aspect wat direct business benefit geeft is meer tijd te steken in het zorgvuldig schrijven van content. Wat er in veel organisaties gebeurd is het volgende: Auteurs schrijven in 10 minuten een stuk content en publiceren dit op het intranet. Vervolgens gaan tientallen mensen dit lezen, proberen dit te begrijpen, denken na over de gevolgen en zijn daarmee al snel een uur tijd kwijt. Ik laat de eenvoudige rekensom aan u, maar hoe groter uw organisatie des te meer tijd hieraan verloren gaat.

Besteed uw auteur echter wel voldoende tijd aan het schrijven van heldere, concrete content. Dan levert dat een enorme tijdwinst op binnen uw organisatie. Mijn conclusie: User generated content is overrated.

Wat wellicht de meeste meerwaarde genereert is de integratie van uw primaire processen binnen het intranet. Werkt u bijvoorbeeld met SAP? Vindt u het fijn om met SAP te werken? Integratie van de meest belangrijke taken vanuit SAP in een eenvoudig en gebruiksvriendelijk intranet bespaart tijd en zorgt dat uw mensen echt aan de slag gaan met het intranet.

Sabbatical of verlof?

Als u toch van mening blijft dat een standaard CMS oplossing voldoende is, zorg er dan voor dat u onderzoek doet naar het gebruik van het intranet. Het is soms bedroevend om te zien hoeveel mensen afhaken bij het zoeken naar specifieke informatie of bij het uitvoeren van een taak. Dit begint bij de menu structuur. Mensen hebben een mentaal model van uw organisatie beschreven in woorden. De keuze van de juiste woorden is bepalend voor de succes rate van het uitvoeren van taken. De mensen in uw HR afdeling hebben een ander mentaal model met andere woorden dan de overige afdelingen. Een simpel voorbeeld:

Een medewerker wil graag een maand er tussen uit om welke reden dan ook. Hij gaat naar het intranet met in gedachte, verlof. Als uw menustructuur op orde is, zal de eerste klik en misschien de tweede nog wel lukken. De HR afdeling heeft echter een eigen term voor onbetaald verlof en leeft in de veronderstelling dat iedereen weet dat dat sabbatical genoemd wordt

Meten is weten

Kortom bij het opstellen van een menustructuur zult u afstand moeten doen van het idee dat u het centrum van het universum bent. Maak het mentale model met de woorden die het meest door uw medewerkers gebruikt worden. Bij Zest doen we dit door een aantal veel voorkomende taken in een testomgeving uit te laten voeren door uw medewerkers. Meten is weten. Elke aanname verkleint de kans op succes.