In 4 fasen een succesvolle overgang naar Social Intranet

Daarom heb ik mij voor het schrijven van deze blog laten inspireren door boeken van Michael Sampson, een expert op het gebied van samenwerking en adoptie van nieuwe technologie binnen organisaties. Michael Sampson heeft een vier fasen modelontwikkeld voor een succesvolle adoptie van nieuwe technologie binnen organisaties. In deze blog wil ik dat model uitleggen en toepassen op de introductie van een Social Intranet. 

Eerder dit jaar, schreven wij in onze blog over hoe je het gebruik van een nieuw intranet kunt verhogen met behulp van een vier fasen model. In deze blog gaan we iets dieper in op dat stappenplan, zodat je dit beter in de praktijk kunt brengen. Het is niet vereist om alle stappen langs te gaan, het gaat juist om het vinden van de combinatie van stappen uit de verschillende fasen die voor jouw organisatie nuttig is. 

1. Win de aandacht van je collega’s 

In deze fase gaat het vooral om het winnen van de aandacht van de sceptische meerderheid van de medewerkers. Praat niet over alle sociale functies die het nieuwe intranet te bieden heeft, omdat er zo voor hun geen sterke motivatie om het te gebruiken achter zit. Vertel mensen juist, hoe ze in de praktijk efficiënter en effectiever gaan werken met het nieuwe Social Intranet. 

Steun krijgen vanuit het bestuur

Bestuursleden die de werking van het nieuwe intranet begrijpen, weten er een goede invulling aan te geven met betrekking tot hun dagelijkse taken. Dit is de belangrijkste stap, omdat bestuursleden dan zullen uitdragen hoe medewerkers het intranet moeten gebruiken. 

Schetsen van realistische scenario’s voor medewerkers

Beschrijf hoe de functionaliteiten van het Social Intranet kunnen worden toegepast bij de uitvoer van werkzaamheden. Doe dit zo, dat het voor medewerkers makkelijk is om te vergelijken met de functionaliteiten van het oude intranet en hoe ze deze nu toepassen in hun werk. 

Case study over vergelijkbare technologie

Wordt er binnen jouw organisatie al gebruik gemaakt van vergelijkbare technologie zoals bijvoorbeeld Yammer voor social netwerken? Als er hier successen worden geboekt, schrijf dan een case study en deel deze met alle medewerkers. Benadruk in welke opzichten verbeteringen merkbaar zijn. 

2. Basis concepten van een Social Intranet overbrengen

In deze fase ga je de ‘need to know’ concepten van het Social Intranet overbrengen op alle medewerkers. Denk hierbij aan de 5 belangrijkste concepten die de uitvoer van dagelijkse taken veranderen ten opzichte van het oude intranet. 

Klassikale training

Breng medewerkers bij elkaar in een klassikale setting, waarbij jij voor de klas gaat staan en vertelt wat er mogelijk is in het Social Intranet. Je kunt theorie prima combineren met persoonlijke praktische opdrachten, zodat medewerkers het beter op zichzelf kunnen betrekken. 

Online training

Kies je voor deze aanpak, dan plaats je al het trainingsmateriaal op een gedeelde schijf, deel je deze via een webinar of kies je voor een e-learningomgeving. Laat dit niet teveel los, maar geef medewerkers de optie om met jou of een van jouw collega’s contact op te nemen bij vragen. 

Q&A pagina op het intranet

Gebruik de Q&A pagina om medewerkers uit te leggen hoe ze bepaalde taken op het intranet moeten uitvoeren of bepaalde functies moeten gebruiken. Omdat je een Social Intranet wilt introduceren, kun je dit het beste gelijk op een sociale manier aanpakken. In de vorige blog beschreef ik hoe een interactief Q&A platform werkt, en dit kun je ook hiervoor toepassen. De medewerkers bepalen dan waar ze zelf niet uitkomen en plaatsen vragen hierover in de Q&A. De enthousiaste ‘early adopters’ van het Social Intranet zullen de antwoorden van de meeste vragen wel weten, en voor de rest van de vragen schiet jij te hulp. 

3. Jouw Social Intranet tot leven brengen

Verkenning met verschillende werkgroepen

Hierbij ga je samen met verschillende werkgroepen verkennen en analyseren hoe de uitvoer van werkzaamheden nu verloopt, om vervolgens de alternatieven voor te stellen ter vergelijking. Je wilt dus begrip krijgen van de huidige werkstijl en leren wat er per werkgroep mogelijk is met het nieuwe intranet.

Over de schouder meekijken

Het bekijken van de werkwijze van medewerkers is zeer nuttig, omdat je zo kunt waarnemen hoe je medewerkers kunt aanmoedigen tot gebruik van het nieuwe intranet. Natuurlijk moet dit betrekking hebben op verbetering van de efficiëntie, effectiviteit en oplossen van huidige knelpunten in hun werk. 

Early adopters voor je winnen

Early adopters zijn zeer belangrijk voor het succes van je nieuwe intranet. Win ze voor je en ze zullen zich opstellen als vertegenwoordigers van het nieuwe intranet. Onderzoek welke personen dit bij jouw organisatie zijn en biedt deze personen zonodig extra training en coaching zodat ze alle functionaliteiten op het intranet begrijpen en weer goed overbrengen op andere medewerkers. 

Demo in een veilige omgeving

Richt een demo omgeving in voor het nieuwe intranet, zodat medewerkers alle functies kunnen uitproberen in een veilige omgeving. Je geeft ze de ruimte voor verkenning en het maken van fouten, waardoor ze sneller leren hoe het nuttig is. 

Leg de focus op 4 tot 7 basisfuncties

Laat niet alle mogelijke functies gelijk los op medewerkers, maar begin met 4 tot 7 basisfuncties. Geef medewerkers de ruimte om deze functies te ontdekken voordat je gefaseerd nieuwe functies aan het intranet toevoegt. 

4. Het nieuwe intranet wordt gangbaar

Nu wordt het nieuwe intranet echt geïntegreerd in de dagelijkse werk en organisatieprocessen. 

Bied geen alternatieven meer

Gebruik je nu bijvoorbeeld Yammer voor microblogging en social netwerken, verwijder deze dan als je van plan bent om een integraal intranet te bieden waarop medewerkers kunnen microbloggen en social netwerken. Communiceer duidelijk dat dit de nieuwe gang van zaken is en voorkom een terugval naar een soortgelijke omgeving. 

Oude manier van werken naar de nieuwe manier

Het gaat hier om de manier waarop verschillende activiteiten in samenwerking worden uitgevoerd binnen een werkgroep of afdeling. Dit kan zijn; projectmanagement, kennisborging of het delen van updates met collega’s. Een voorbeeld; interne kennis wordt nu geborgd op een gedeelde netwerkschijf en je wilt dat medewerkers op het intranet nieuwe kennis opslaan in Wiki’s. Stel een document op waarin de oude manier en de nieuwe manier van werken naast elkaar staan. Deel deze met alle medewerkers en plaats deze op het intranet. 

Bulk load party

Het gaat hier om het overzetten van informatie uit de netwerkschijf of het oude intranet, naar het nieuwe intranet. Mensen krijgen zo een beter begrip van het uploaden van bestanden naar het nieuwe intranet en analyseren tegelijkertijd welke oude informatie nog relevant genoeg is om mee te nemen.