Kennis delen binnen organisaties

Vorige week sprak ik iemand op het CMS congres over kennis delen binnen de organisatie. Zij gaf aan dat haar organisatie daar niet klaar voor is. Bij veel medewerkers leeft de gedachte dat ze hun waarde verliezen als ze teveel van hun kennis delen met collega's.

Zij vervolgde dat sommige zelfs bang zijn hun baan hierdoor te verliezen. Omdat kennis delen naar mijn mening er juist voor zorgt dat jij en je organisatie er beter van worden, besloot ik naar aanleiding van dit gesprek een artikel hierover te schrijven.

Allereerst wil ik graag het verschil tussen de termen kennis en informatie uitleggen naar aanleiding van dit artikel op depasse.nl. Het werkte voor mij verhelderend om het verschil is tussen deze termen te weten. De auteur benoemt kennis als impliciet en informatie als expliciete kennis.

  • Informatie is expliciet en dit betekent; kennis dat is vastgelegd in documenten, of informatiesystemen. Informatie is nog aanwezig in een organisatie als alle mensen verdwenen zijn.
  • Kennis, is informatie dat bewerkt is met ervaring, vaardigheden en attitude. Dit is impliciet en onlosmakelijk verbonden met de mens. Is niet meer aanwezig in de organisatie aan het einde van de dag – als de mensen vertrokken zijn.

Uiteindelijk ben je dus uniek en van waarde doordat expliciete kennis bewerkt wordt met jouw impliciete kennis.

Delen van expliciete of impliciete kennis?

Nu we dit weten, wil ik terugkomen tot het onderwerp van het artikel, namelijk hoe je beter wordt van kennis delen. Als we het hebben over onderling kennis delen met collega's gaat dat vaak over het delen van expliciete kennis. Dit kan bijvoorbeeld door het delen van documenten, nieuws en blogs, notulen, verslagen of statusupdates. Wat interessanter is, is het delen van impliciete kennis. Dus kennis met jouw persoonlijke 'touch' eraan. Wanneer je impliciete kennis deelt met collega's, leren zij waar jij verstand van hebt en weten ze waarvoor ze jou moeten aanspreken.

Door het delen van impliciete kennis vergroot je niet alleen de collectieve kennis over hoe de organisatie werkt, je voorkomt ook dat je langs elkaar heen werkt, dubbel werk doet of dingen vaker aan collega's moet uitleggen. Dit is een groot concurrentievoordeel ten aanzien van andere organisaties.

Verandering in ons beloningssysteem

We zijn vooral in de westerse wereld gewend dat men van waarde wordt wanneer hij/zij veel heeft gestudeerd en daarom over veel kennis beschikt. We ervaren dan ook een gevoel van beloning als we iets goed doen met behulp van de kennis waarover we beschikken. Ga dit bij jezelf maar eens na. Ik denk dat bij het delen van expliciete kennis met anderen, er iets in het beloningssysteem zal moeten veranderen. Je zal namelijk eerder genoegdoening halen uit het feit dat jij, in de ogen van je collega's, waardevolle informatie hebt gedeeld.

Toepassing principe van wederkerigheid

Het principe van wederkerigheid uit het boek “Invloed” van Robert Cialdini, de Amerikaanse Professor in Marketing en Psychologie, legt uit dat mensen geneigd zijn om iets voor jou terug te doen, als jij al eerst iets voor hen gedaan hebt. Dit gaat in het geval van kennis delen ook op. Start gewoon met kennis delen en probeer collega's van nuttige informatie te voorzien die hen verder helpt bij hun werk. Je zal merken dat ze op hun beurt het zelfde voor jou zullen doen. Zo zorg je er indirect ook voor dat er meerdere mensen met elkaar kennis gaan delen. En als iedereen het doet, dan raakt toch niemand zijn baan kwijt?

Vertegenwoordigers van je organisatie en Go-to people binnen je organisatie

Een belangrijk gevolg van kennisdeling is dat de organisatie slimmer wordt omdat men van allerlei zaken op de hoogte is. Als mensen het gevoel hebben dat ze constant op de hoogte gehouden worden, dan zullen ze zich ook meer betrokken voelen bij de organisatie. Wat je met een hoge betrokkenheid van medewerkers in werking zet, is dat medewerkers zich op gaan stellen als vertegenwoordigers naar de buitenwereld toe. Juist omdat ze zoveel weten, zullen ze naar anderen uitdragen waar de organisatie goed in is.

Zoals net genoemd, gaan mensen vanzelf wel leren waar jouw expertise ligt wanneer je veel impliciete kennis deelt met collega's. Maar om dit ook nog eens te bevestigen, zou je mensen hun kennis kunnen 'endorsen' op intranet of een online discussieplatform. Zo wordt het algemeen bekend wie de go-to-people zijn binnen je organisatie als men bijvoorbeeld zit met een probleem dat gaat over het gebruik van sociale media.

Steun vanuit het management

Deze steun is erg belangrijk voor een prettige uitvoering van kennis delen. Als je weet dat het management het goedkeurt dat jij op intranet, een forum of blog kennis deelt met collega's, dan zal je er ook op een gemakkelijke manier mee omgaan. Dan zal je je niet steeds afvragen of het geen verspilling van je tijd is wat je doet.