Verhoog het gebruik van uw nieuwe intranet

Hoe verloopt de adoptie van nieuwe systemen

Uit de huidige praktijk blijkt dat de adoptie van nieuwe systemen vaak tegenvalt. Er is slechts een kleine groep actieve gebruikers en de grote voordelen van het collectief samenwerken blijven uit. Dit is geen nieuw fenomeen. In de begin 80-er jaren is hier al onderzoek gedaan naar de adoptie van innovatie bij boeren en dit model is nog steeds van toepassing. Binnen iedere groep mensen heb je een klein aantal Innovators en Early Adopters. Dit is de groep die uit zichzelf aan de slag gaat en zich snel aanpast. Pas later volgen de veel grotere groepen Early Majority en Late Majority. De Laggards zijn die mensen die erg veel moeite met verandering hebben en zich vooraf al defensief opstelt.

Als een adoptie strategie ontbreekt, dan ontstaat er een gat na de Early Adopters en blijft adoptie door deEarly Majority en Late Majority uit. 

Waarom ontstaat dit gat? Om daar achter te komen, zul je naar de eigenschappen van deze mensen moeten kijken en ze benaderen op een manier die voor hen effectief aanzet tot verandering.

Waarom verandert een grote groep mensen in uw organisatie niet gemakkelijk?

Michael Sampon, noemt in zijn boek over User Adoption Strategies de groep voor het gat de First Waversen de grote groep mensen erna de Second Wavers.

First Wave personen zijn erg nieuwsgierig van aard. Ze houden nieuwe ontwikkelingen in de gaten en proberen continu nieuwe tools uit. Ze raken enthousiast van nieuwe features en vinden daarna manieren om deze features nuttig in te zetten. Ze passen hun gedrag snel aan om beter en prettiger te kunnen werken.

De meeste mensen zijn geen First Wave types. Een Second Wave type gaat fundamenteel anders om met zijn omgeving:

• Een Second Wave type denkt eerst vanuit de waarom vraag en gaat dan pas denken: wat is daar voor nodig. Precies tegenovergesteld aan de First Wave types.
• Second Wavers hebben een verschillend referentiekader. Zij zien de mensen van de IT afdeling als "apart volk".
• Technologie om hun werk te doen wordt hooguit getolereerd.
• De beloning ligt voor Second Wavers in de verbetering van hun werk, niet in het gebruik zelf.
• Makkelijker is belangrijker dan Perfect.
• Ze hebben meer tijd nodig om aan veranderingen te beginnen.

Een stappenplan om gebruikers te winnen

Nu we dit weten, kunnen we manieren zoeken om de Second Wavers in beweging te krijgen.

Het begint met het winnen van de aandacht van de Second Wavers. In deze fase kun je een aantal eerste stappen zetten om bewustwording te creëren. Actieve steun vanuit het dagelijks bestuur wordt enorm gewaardeerd. Je kunt ook presentaties geven.

In de tweede fase is het tijd om de basis principes over te brengen. In deze fase leg je uit hoe ze met het nieuwe intranet kunnen werken en geef je training in hoe zij het moeten gebruiken. Je kunt ook denken aan webinars en helppagina's op het intranet.

De derde fase richt op de toepasbaarheid overbrengen. Als een Second Waver zover is dat hij/zij weet hoe hij berichten kan plaatsen in een forum, ontbreekt het nog aan concrete voorbeelden en heeft geen idee hoe dit een verbetering voor hem brengt. Je kunt met de Second Waver verkennen waarom online samenwerken nuttig kan zijn in één-op-één coaching of groepsessies.

In de laatste fase zorg je dat de persoonlijke betrokkenheid groeit. Online Samenwerken verandert van betekenis.  Het "nieuwe" werken, wordt de normale manier van werken. Je kunt bijvoorbeeld een "Bulk load party" organiseren waarin een afdeling gezamenlijk in 1 dag/middag alle bestanden van de netwerkschijven zelf beoordeeld en upload in het intranet. Je kunt ook een interne gebruikersgroep faciliteren. Om sociale overeenstemming te bereiken over hoe er gewerkt wordt, kun je vastleggen wat niet meer en wat er wel gedaan wordt voor zaken als projectbeheer, samen documenten schrijven en mensen op de hoogte houden van waar je aan werkt.

Deze vier fasen zijn de basis van een degelijk Gebruikers Adoptie Programma. In zo'n programma bepaal je welke strategiën het best passen bij jouw organisatie. 

Wat doe jij al om medewerkers bij het gebruik van het intranet te begeleiden? Wat werkte wel, wat werkte niet?